🇺🇸 English

§ 1 General Provisions

🇵🇱 Polish

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w AVSystem spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000999781 przyjęta uchwałą zarządu z dnia 25 września 2024 r.

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „Procedurą” w AVSystem spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Radzikowskiego 47d, 31-315 Kraków, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000999781 (dalej jako „Spółka”), została przyjęta zarząd Spółki (dalej jako „Zarząd”) w wykonaniu obowiązku nałożonego na Spółkę na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928, dalej jako „Ustawa”). Procedura określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu art. 3 ust. 1 Ustawy, które mają miejsce w Spółce, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. Niniejsza Procedura została ustalona i przyjęta po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Spółki, wyłonionymi spośród tych osób w sposób przyjęty w Spółce, albowiem w Spółce nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa.

2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę osób, które dokonuje zgłoszenia zgodnie z postanowieniami niniejszej Procedury, zwanej w dalszej części niniejszego dokumentu jako „Sygnalista”.

3. Procedura obowiązuje Sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.

4. Ochronie przewidzianej w Procedurze Sygnalista podlega od chwili dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). Osoba dokonująca Zgłoszenia wewnętrznego, która wie o tym, że do naruszenia prawa nie doszło, popełnia przestępstwo z art. 57 Ustawy i może ponieść odpowiedzialność karną polegającą na wymierzeniu jej za to przestępstwo kary grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch.

6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich Działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

8. Wszystkie informacje na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących są dostępne dla osób świadczących pracę na rzecz Spółki pod następującym adresem: https://avsystem.com/whistleblowing.

§ 2 Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

a) Odbiorcy zgłoszeń – należy przez to rozumieć bezstronną osobę upoważnioną przez Spółkę do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych oraz upoważnioną do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej. Dane osoby, która aktualnie pełni funkcję Odbiorcy zgłoszeń oraz adres do kontaktu, widnieją pod następującym adresem: https://whistle.avsystem.com/ .

b) Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia.

c) Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

d) Informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, o którym Sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia.

e) Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

f) Kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych.

g) Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w Zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.

h) Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.

i) Osobie powiązanej z Sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty.

j) Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą Procedurą poprzez (1) wypełnienie formularza umieszczonego pod następującym adresem: https://whistle.avsystem.com/  lub (2) wysłanie pisemnego (własnoręcznie podpisanego) oświadczenia na adres siedziby Spółki w sposób określony w § 4 poniżej. Spółka nie dopuszcza dokonywania zgłoszeń w formie ustnej, wszelkie zgłoszenia dokonywane w innej formie niż ta opisana w zdaniu poprzedzającym będą pozostawione bez rozpoznania i nie będzie na nie udzielana odpowiedź.

§ 3 Przedmiot zgłoszenia

1. Przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

   a) korupcji;

   b) zamówień publicznych;

   c) usług, produktów i rynków finansowych;

   d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

   e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

   f) bezpieczeństwa transportu;

   g) ochrony środowiska;

   h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

   i) bezpieczeństwa żywności i pasz;

   j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

   k) zdrowia publicznego;

   l) ochrony konsumentów;

   m) ochrony prywatności i danych osobowych;

   n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

§ 4 Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego wyłącznie:

   a) elektronicznie – za pośrednictwem formularza zamieszczonego pod następującym adresem: https://whistle.avsystem.com/;

   b) pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres siedziby Spółki.

2. Sygnalista nie ma możliwości dokonania zgłoszenia ustnego w czasie bezpośredniego spotkania.

3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia Działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:

   a) dane osobowe Sygnalisty oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie;

   b) adres do kontaktu Sygnalisty;

   c) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;

   d) opis Kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;

   e) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.

4. Zgłoszenia anonimowe będą pozostawiane bez rozpoznania, a anonimowej osobie zgłaszającej nie będzie udzielana żadna Informacja zwrotna.

5. W terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia wewnętrznego, dokonanego w sposób określony w ust. 1 powyżej, Odbiorca zgłoszeń przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

    

   ---

    

§ 5 Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Odbiorca zgłoszeń po przyjęciu Zgłoszenia wewnętrznego dokonuje jego wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej Procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym informacji Odbiorca kontaktuje się z Sygnalistą, o ile jest to możliwe.

2. Odbiorca zgłoszeń może odstąpić od rozpatrzenia Zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Odbiorca zgłoszeń informuje Sygnalistę o pozostawieniu Zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego Zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.

3. W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w ust. 1, zaś treść Zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Odbiorca zgłoszeń podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.

4. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Odbiorca zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych Działań następczych.

5. Odbiorca zgłoszeń przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.

6. Odbiorca zgłoszeń nie przekazuje Sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

§ 6 Działania następcze

W przypadku, gdy:

a) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki, Odbiorca zgłoszeń podejmuje odpowiednie Działania naprawcze;

b) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki, Odbiorca zgłoszenia zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;

c) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Odbiorca zgłoszenia oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.

§ 7 Ochrona sygnalisty

1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Do zakazanych Działań odwetowych, jeśli ich przyczyną jest dokonane przez Sygnalistę Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne lub ujawnienie publiczne, należą w szczególności:

   a) odmowa nawiązania stosunku pracy;

   b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

   c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;

   d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;

   e) niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

   f) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;

   g) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

   h) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

   i) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;

   j) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

   k) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

   l) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

   m) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

   n) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

   o) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

   p) mobbing;

   r) dyskryminacja;

   s) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

   t) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

   u) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;

   w) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

   x) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

   y) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

3. Do zakazanych Działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia, jeśli przyczyną tych działań było Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne lub ujawnienie publiczne dokonane przez Sygnalistę.

4. Zakaz Działań odwetowych obejmuje także Osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, Osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą Sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność Sygnalisty lub go zatrudniającą.

§ 8 Rejestr zgłoszeń

1. Każde Zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez Odbiorcę zgłoszeń.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:

   a) numer zgłoszenia;

   b) przedmiot naruszenia;

   c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

   d) adres do kontaktu Sygnalisty;

   e) datę dokonania zgłoszenia;

   f) informację o podjętych Działaniach następczych;

   g) datę zakończenia sprawy.

3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
   
   

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zarząd Spółki.

2. Zarząd Spółki informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Spółki o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach, poprzez:

   a) wysłanie do każdego osoby wykonującej pracę wiadomości e-mail na służbowy adres poczty e-mail;

   b) poprzez umieszczenie treści Procedury pod następującym adresem: https://avsystem.com/whistleblowing.

3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Zarząd Spółki przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.

4. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Spółce w następujący sposób:

   a) poprzez wysłanie wiadomości e-mail na służbowy adres poczty e-mail;

   b) poprzez umieszczenie treści niniejszej Procedury pod następującym adresem: https://avsystem.com/whistleblowing.