🇺🇸 English

§ 1 General Provisions

1. Procedure for internal notifications and follow-up, hereinafter referred to as the "Procedure" at AVSystem limited liability company based in Krakow, ul. Radzikowskiego 47d, 31-315 Kraków, entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register kept by the District Court for Kraków-Śródmieście in Kraków, XI Economic Department of the National Court Register under the number 0000999781 (hereinafter referred to as the "Company"), was adopted by the Board of Directors of the Company (hereinafter referred to as the "Board") in performance of the obligation imposed on the Company under Article 24(1) of the Law on the Protection of Whistleblowers of June 14, 2024 (Journal of Laws of 2024, item 928, hereinafter referred to as the "Law"). The Procedure establishes the procedure for receiving internal reports regarding information on violations of the law within the meaning of Article 3, paragraph 1 of the Law that take place in the Company, as well as for following up on such reports. This Procedure has been established and adopted after consultation with representatives of persons performing work for the Company, selected from among such persons in the manner adopted at the Company, for the Company does not have a company trade union organization.
2. The Procedure is designed to establish transparent rules for disclosing cases of irregularities, taking appropriate corrective action in connection with violations that have occurred, and protecting the person who makes a report in accordance with the provisions of this Procedure, hereinafter referred to as the "Whistleblower".
3. The procedure applies to a Whistleblower who makes an internal notification in a work-related context, regardless of the legal relationship that forms the basis for his or her provision of work.
4. The protection provided for in the Procedure shall apply to the Whistleblower from the time of the Internal Reporting, provided that the Whistleblower had reasonable grounds to believe that the information that is the subject of the Internal Reporting is true at the time of the Internal Reporting and constitutes infringement information.
5. The protection provided by the procedure does not apply to a Signatory who knowingly makes an Internal Notification knowing that a violation has not occurred (bad faith). A person who makes an Internal Notification knowing that an infringement has not occurred commits an offense under Article 57 of the Law, and may incur the criminal liability of a fine, restriction of liberty or imprisonment of up to two years for this offense.
6. The whistleblower may, in any case, make an External Notification without first making an Internal Notification.
7. External notifications are accepted by the Ombudsman or other public body whose jurisdiction includes taking appropriate follow-up actions covering the subject of the notification. Where appropriate, notifications external notifications are also made to institutions, bodies or organizational units of the European Union.
8. All information on making External Submissions, along with a link to the websites of the receiving public bodies, is available to persons providing work for the Company at the following address: https://avsystem.com/whistleblowing.

§ 2 Definitions

Whenever the procedure refers to:

1. Notification Recipient - it should be understood as an impartial person authorized by the Company to receive Internal Notifications and authorized to take follow-up actions, including verification of the Internal Notification and further communication with the Signaller, including requesting additional information and providing feedback to the Signaller. The details of the person who currently serves as the Notification Recipient and the contact address can be found at the following address: https://whistle.avsystem.com/ .
2. Follow-up action - means an action to assess the truthfulness of the information contained in the Internal Application and to counteract the violation of the law, in particular by conducting an investigation, initiating an inspection or other proceedings under the law, or dismissing the application.
3. Retaliatory action - this is understood as a direct or indirect act or omission in a work-related context that is caused by an Internal Application and that violates or may violate the rights of the Signatory or causes or may cause unjustified damage to the Signatory, including the unjustified initiation of proceedings against the Signatory.
4. Information about a violation of the law - this is understood as information, including reasonable suspicion of an actual or potential violation of the law that has occurred or is likely to occur at the Company, of which the Whistleblower has become aware in a work-related context, or information regarding an attempt to conceal such a violation.
5. Feedback - this is understood as the provision of information to the Signer on the planned or undertaken follow-up actions and the reasons for such actions.
6. Work-related context - this is understood as past, present or future work-related activities in which information about the violation of the law has been obtained and the possibility of experiencing Retaliation exists.
7. Person affected by the notification - means an individual, legal entity or unincorporated organizational unit identified in the Internal Application as the infringer, or as a person with whom the infringer is associated.
8. Person assisting in the filing - means an individual who assists the Signer in an internal filing in a work-related context and whose assistance should not be disclosed.
9. Associated Person of the Whistleblower - means an individual who may experience Retaliatory Actions, including a co-worker or family member of the Whistleblower.
10. Internal application - means a written internal application submitted in accordance with this Procedure by (1) completing the form located at the following address: https://whistle.avsystem.com/ or (2) sending a written (self-signed) submission to the Company's registered office address in the manner specified in § 4 below. The Company does not allow verbal submissions; any submissions made in any form other than that described in the preceding sentence will be left unrecognized and will not be answered.

§ 3 Subject of the Report

1. corruption;
2. public procurement;
3. services, products and financial markets;
4. Anti-Money Laundering and Countering the Financing of Terrorism;
5. Product safety and compliance;
6. transportation security;
7. environmental protection;
8. radiological protection and nuclear safety;
9. Food and feed safety;
10. animal health and welfare;
11. public health;
12. consumer protection;
13. privacy and data protection;
14. Network and ICT system security.

§ 4 Mode of notification

1. The Signaller may make an Internal Application only:

1. 1. electronically - via the form posted at the following address: https://whistle.avsystem.com/;
   2. in writing - in a closed envelope delivered by mail bearing the inscription "Notification of Violation", placed in another closed envelope, addressed to the address of the Company's registered office.
2. The whistleblower does not have the opportunity to make a verbal report during a face-to-face meeting.
3. In order to reliably verify the notification and effectively take follow-up action, the notification should include at least:
4. 1. The personal data of the Signatory and the Subject of the notification;
   2. Signalman's contact address;
   3. As accurate as possible description of the subject of the violation;
   4. A description of the Work-related Context that made it possible to notice the reported violation;
   5. Indication of the reasonable grounds that made it possible to conclude that the information about the violation of the law is true.
5. Anonymous submissions will be left unacknowledged, and no feedback will be given to the anonymous submitter.
6. Within 7 days from the date of receipt of an Internal Notification, made in the manner specified in paragraph 1 above, the Notification Recipient shall provide the Signatory with an acknowledgement of receipt of the notification, unless the Signatory has not provided a contact address to which the acknowledgement should be forwarded. 

§ 5 Procedure for Reviewing Reports

1. The Receiver of Applications, upon receipt of an Internal Application, performs an initial verification of the Application, consisting of determining whether the Application meets the conditions set forth in this Procedure. If it is necessary to supplement or clarify the information contained in the Internal Notification, the Recipient shall contact the Signaling Officer, if possible.
2. The Receiver of Submissions may abandon consideration of a Submission that is the subject of an earlier Submission by the same or a different Signaller, if no significant new information on violations is included compared to the earlier Submission. The Receiver of Submissions shall inform the Signaller that an Internal Submission has been left unrecognized, stating the reasons, and in the case of a subsequent Internal Submission it shall leave it unrecognized and not inform the Signaller.
3. If the Internal Notification meets the conditions referred to in paragraph 1, and the content of the Internal Notification justifies the initiation of an investigation, the Notification Recipient shall take steps to clarify all circumstances contained in the notification.
4. After clarifying the totality of the circumstances contained in the notification, the Notification Recipient shall make a decision on the validity of the notification and make recommendations on possible follow-up actions.
5. The Recipient of Notifications shall provide feedback to the Signer within a period not exceeding 3 months from the date of confirmation of acceptance of the Internal Notification or, if confirmation is not provided, 3 months from the expiration of 7 days from the date of the Internal Notification.
6. The recipient of notifications does not provide the Signaller with feedback if the Signaller has not provided a contact address to which such information should be forwarded.

§ 6 Follow-Up

1. In case:

1. 1. violation can be effectively remedied within the Company's organizational structure, the Notification Recipient shall take appropriate Corrective Action;
   2. violation of the law cannot be effectively remedied within the Company's organizational structure, the Notification Recipient shall notify law enforcement authorities or initiate other proceedings as prescribed by law;
   3. the report of a violation proved to be unfounded - the Recipient of the report shall dismiss the report and close the proceedings specified in this procedure.

§ 7 Protection of the whistleblower

1. No retaliatory actions or attempts or threats of such actions may be taken against the Signaller.
2. Prohibited Retaliatory Actions, if their cause is an internal, external or public disclosure made by the Signatory, include, in particular:
   1. refusal to establish an employment relationship;
   2. Termination or termination without notice of the employment relationship;
   3. failure to conclude a fixed-term employment contract or an indefinite-term employment contract after termination of the probationary contract;
   4. Failure to conclude another fixed-term employment contract;
   5. Failure to conclude a contract of employment for an indefinite term after the termination of a fixed-term employment contract - in cases where the whistleblower had a legitimate expectation that such a contract would be concluded with him;
   6. A reduction in the amount of labor remuneration;
   7. Withholding promotion or being overlooked for promotion;
   8. omission from the award of work-related benefits other than wages or reduction in the amount of such benefits;
   9. Transfer to a lower job position;
   10. Suspension from the performance of labor or official duties;
   11. Transfer to another employee of the whistleblower's existing duties;
   12. An unfavorable change in the place of work or work schedule;
   13. A negative performance evaluation or a negative opinion of the work;
   14. the imposition or application of a disciplinary measure, including a financial penalty, or a measure of a similar nature;
   15. Coercion, intimidation or exclusion;
   16. bullying;
   17. discrimination;
   18. adverse or unfair treatment;
   19. Withholding participation or omission from typing for professional qualification training;
   20. Unjustified referral to medical examinations, including psychiatric examinations;
   21. An action to make it more difficult to find future work in a particular sector or industry on the basis of an informal or formal sector or industry agreement;
   22. causing financial loss, including economic loss, or loss of income;
   23. infliction of other intangible damage, including violation of personal property, in particular, the reputation of the Signaller.
3. Prohibited Retaliatory Actions also include termination of a contract to which the Signaller is a party, withdrawal from such a contract, or termination without notice if the reason for such actions was an Internal Notification, External Notification, or public disclosure made by the Signaller.
4. The prohibition of Retaliation also extends to a Person assisting in the filing of a report, a Person affiliated with the filer, as well as a legal entity or other organizational unit assisting or affiliated with the Signatory, in particular owned or employed by the Signatory.

§ 8 Register of notifications

1. Each Internal Application is subject to registration directly by the Application Recipient.
2. The register of internal notifications includes:
3. 1. application number;
   2. subject of the violation;
   3. personal data of the Whistleblower and the subject of the notification, necessary to identify them;
   4. Signalman's contact address;
   5. the date on which the notification was made;
   6. information on follow-up actions taken;
   7. the date of completion of the case.
4. Information relating to the notification is kept in the Internal Notification Register for a period of 3 years after the end of the calendar year in which the follow-up actions were completed, or after the completion of other proceedings initiated by these actions.

§ 9 Final Provisions

1. The Company's Board of Directors is responsible for the correctness and effectiveness of this procedure.
2. The Company's Board of Directors shall inform all persons performing work for the Company of the adoption and content of this procedure, as well as any amendments thereto, by:
   1. Sending an email to each person doing the work to a business email address;
   2. by posting the contents of the Procedure at the following address: https://avsystem.com/whistleblowing .
3. A person applying for a job based on an employment relationship or other legal relationship providing the basis for the provision of work or services or the performance of functions, the Company's Board of Directors shall provide information on the procedure with the commencement of recruitment or negotiations preceding the conclusion of a contract other than an employment relationship.
4. The procedure enters into force 7 days after it is communicated to all persons performing work in the Company as follows:
   1. by sending an email to the business email address;
   2. by posting the contents of this Procedure at the following address: https://avsystem.com/whistleblowing.

🇵🇱 Polish

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w AVSystem spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000999781 przyjęta uchwałą zarządu z dnia 25 września 2024 r.

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „Procedurą” w AVSystem spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Radzikowskiego 47d, 31-315 Kraków, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000999781 (dalej jako „Spółka”), została przyjęta zarząd Spółki (dalej jako „Zarząd”) w wykonaniu obowiązku nałożonego na Spółkę na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928, dalej jako „Ustawa”). Procedura określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu art. 3 ust. 1 Ustawy, które mają miejsce w Spółce, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. Niniejsza Procedura została ustalona i przyjęta po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Spółki, wyłonionymi spośród tych osób w sposób przyjęty w Spółce, albowiem w Spółce nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa.

2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę osób, które dokonuje zgłoszenia zgodnie z postanowieniami niniejszej Procedury, zwanej w dalszej części niniejszego dokumentu jako „Sygnalista”.

3. Procedura obowiązuje Sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.

4. Ochronie przewidzianej w Procedurze Sygnalista podlega od chwili dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). Osoba dokonująca Zgłoszenia wewnętrznego, która wie o tym, że do naruszenia prawa nie doszło, popełnia przestępstwo z art. 57 Ustawy i może ponieść odpowiedzialność karną polegającą na wymierzeniu jej za to przestępstwo kary grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch.

6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich Działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

8. Wszystkie informacje na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących są dostępne dla osób świadczących pracę na rzecz Spółki pod następującym adresem: https://avsystem.com/whistleblowing.

§ 2 Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1. Odbiorcy zgłoszeń – należy przez to rozumieć bezstronną osobę upoważnioną przez Spółkę do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych oraz upoważnioną do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej. Dane osoby, która aktualnie pełni funkcję Odbiorcy zgłoszeń oraz adres do kontaktu, widnieją pod następującym adresem: https://whistle.avsystem.com/ .
2. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia.
3. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
4. Informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, o którym Sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia.
5. Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
6. Kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych.
7. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w Zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
8. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
9. Osobie powiązanej z Sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty.
10. Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą Procedurą poprzez (1) wypełnienie formularza umieszczonego pod następującym adresem: https://whistle.avsystem.com/  lub (2) wysłanie pisemnego (własnoręcznie podpisanego) oświadczenia na adres siedziby Spółki w sposób określony w § 4 poniżej. Spółka nie dopuszcza dokonywania zgłoszeń w formie ustnej, wszelkie zgłoszenia dokonywane w innej formie niż ta opisana w zdaniu poprzedzającym będą pozostawione bez rozpoznania i nie będzie na nie udzielana odpowiedź.

§ 3 Przedmiot zgłoszenia

Przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

§ 4 Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego wyłącznie:

   a. elektronicznie – za pośrednictwem formularza zamieszczonego pod następującym adresem: https://whistle.avsystem.com/;

   b. pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres siedziby Spółki.

2. Sygnalista nie ma możliwości dokonania zgłoszenia ustnego w czasie bezpośredniego spotkania.

3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia Działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
   
   1. dane osobowe Sygnalisty oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   2. adres do kontaktu Sygnalisty;
   3. możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
   4. opis Kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
   5. wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
4. Zgłoszenia anonimowe będą pozostawiane bez rozpoznania, a anonimowej osobie zgłaszającej nie będzie udzielana żadna Informacja zwrotna.
5. W terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia wewnętrznego, dokonanego w sposób określony w ust. 1 powyżej, Odbiorca zgłoszeń przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 5 Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Odbiorca zgłoszeń po przyjęciu Zgłoszenia wewnętrznego dokonuje jego wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej Procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym informacji Odbiorca kontaktuje się z Sygnalistą, o ile jest to możliwe.

2. Odbiorca zgłoszeń może odstąpić od rozpatrzenia Zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Odbiorca zgłoszeń informuje Sygnalistę o pozostawieniu Zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego Zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.

3. W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w ust. 1, zaś treść Zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Odbiorca zgłoszeń podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.

4. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Odbiorca zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych Działań następczych.

5. Odbiorca zgłoszeń przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.

6. Odbiorca zgłoszeń nie przekazuje Sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

§ 6 Działania następcze

W przypadku, gdy:

1. naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki, Odbiorca zgłoszeń podejmuje odpowiednie Działania naprawcze;
2. naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki, Odbiorca zgłoszenia zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
3. zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Odbiorca zgłoszenia oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.

§ 7 Ochrona sygnalisty

1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych Działań odwetowych, jeśli ich przyczyną jest dokonane przez Sygnalistę Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne lub ujawnienie publiczne, należą w szczególności:
   
   1. odmowa nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
   4. niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
   5. niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   6. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
   7. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
   8. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
   9. przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
   10. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   11. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   12. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   13. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
   14. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   15. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
   16. mobbing;
   17. dyskryminacja;
   18. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
   19. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   20. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
   21. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   22. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   23. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
3. Do zakazanych Działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia, jeśli przyczyną tych działań było Zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne lub ujawnienie publiczne dokonane przez Sygnalistę.
4. Zakaz Działań odwetowych obejmuje także Osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, Osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą Sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność Sygnalisty lub go zatrudniającą.

§ 8 Rejestr zgłoszeń

1. Każde Zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez Odbiorcę zgłoszeń.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
   

   1. numer zgłoszenia;

   2. przedmiot naruszenia;

   3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

   4. adres do kontaktu Sygnalisty;

   5. datę dokonania zgłoszenia;

   6. informację o podjętych Działaniach następczych;

   7. datę zakończenia sprawy.

3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zarząd Spółki.

2. Zarząd Spółki informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Spółki o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach, poprzez:

   a. wysłanie do każdego osoby wykonującej pracę wiadomości e-mail na służbowy adres poczty e-mail;

   b. poprzez umieszczenie treści Procedury pod następującym adresem: https://avsystem.com/whistleblowing.

3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Zarząd Spółki przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.

4. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Spółce w następujący sposób:

   a. poprzez wysłanie wiadomości e-mail na służbowy adres poczty e-mail;

   b. poprzez umieszczenie treści niniejszej Procedury pod następującym adresem: https://avsystem.com/whistleblowing.